Sammenlign Excel-ark: En detaljeret guide

Sammenligning af Excel-ark for forskelle er en almindelig opgave for professionelle på tværs af forskellige områder. Uanset om du administrerer økonomiske data, sporer projektfremskridt eller samarbejder om regneark, er det afgørende at identificere uoverensstemmelser mellem versioner for nøjagtighed og informeret beslutningstagning. Microsoft Spreadsheet Compare er et kraftfuldt værktøj designet til at strømline denne proces, så du hurtigt kan finde ændringer mellem Excel-arbejdsbøger. Denne guide vil føre dig gennem, hvordan du effektivt bruger Spreadsheet Compare til at analysere dine Excel-filer og forstå sammenligningsresultaterne.

Hvad er Spreadsheet Compare?

Spreadsheet Compare er et Microsoft-værktøj, der er specielt oprettet til at sammenligne Excel-arbejdsbogsfiler og rapportere om de forskelle, det finder. Det er utroligt nyttigt til at identificere ikke kun indholdændringer, men også potentielle problemer som ødelagte formler eller manuelt indtastede totaler, der skal beregnes.

Vigtig bemærkning: Det er vigtigt at bemærke, at Spreadsheet Compare ikke er tilgængelig i alle versioner af Microsoft Office. Det er inkluderet i:

Office Professional Plus 2013
Office Professional Plus 2016
Office Professional Plus 2019
Microsoft 365 Apps for enterprise

Hvis du har en af disse versioner, har du adgang til dette værdifulde værktøj til sammenligning af Excel-filer.

Sådan åbner du Spreadsheet Compare

Adgang til Spreadsheet Compare er ligetil.

Gå til Startmenuen i Windows.
Se efter Spreadsheet Compare. Du kan muligvis finde den angivet direkte.
Hvis du ikke ser den med det samme, skal du blot begynde at skrive Spreadsheet Compare. Indstillingen skal vises i søgeresultaterne. Klik på den for at åbne applikationen.

Udover Spreadsheet Compare tilbyder Microsoft også Database Compare til Access-databaser, der fungerer på samme måde til sammenligning af Access-filer. Database Compare kræver også en af Office Professional Plus-versionerne eller Microsoft 365 Apps for enterprise.

Trin-for-trin guide til at sammenligne to Excel-arbejdsbøger

Lad os dykke ned i processen med at sammenligne to Excel-arbejdsbøger for forskelle ved hjælp af Spreadsheet Compare:

Start sammenligningen: Når Spreadsheet Compare er åben, skal du klikke på Hjem > Sammenlign filer. Denne handling åbner dialogboksen Sammenlign filer.
Vælg den ældre arbejdsbog: I dialogboksen Sammenlign filer skal du finde feltet Sammenlign. Klik på det blå mappeikon ved siden af det. Dette åbner et browservindue, så du kan navigere til placeringen af den tidligere version af din Excel-arbejdsbog. Du kan vælge filer fra din lokale computer, netværksdrev eller endda indtaste en webadresse, hvis dine filer er gemt online.
Vælg den nyere arbejdsbog: Find derefter feltet Til og klik på det grønne mappeikon ved siden af det. Gå til og vælg den arbejdsbog, du vil sammenligne med den ældre version. Klik på OK for at bekræfte dine valg.

Tip: Du kan effektivt sammenligne to filer, der har samme navn, så længe de er gemt i forskellige mapper. Dette er især nyttigt, når man sammenligner versioner gemt i forskellige projektmapper eller datostyrede mapper.
Vælg sammenligningsindstillinger: I venstre rude i dialogboksen Sammenlign filer ser du en liste over indstillinger. Disse indstillinger bestemmer, hvilke aspekter af arbejdsbøgerne Spreadsheet Compare vil analysere. Du kan vælge at sammenligne:
- Formler: Kontrollerer for ændringer i formler.
- Makroer: Sammenligner VBA-makrokode.
- Celleformat: Identificerer forskelle i celleformatering (skrifttype, farve, talformat osv.).
- Og mere: Der er andre muligheder tilgængelige afhængigt af dine behov.
Du kan vælge specifikke indstillinger eller blot klikke på Vælg alle for at sammenligne alt.
Kør sammenligningen: Når du har valgt dine sammenligningsindstillinger, skal du klikke på OK for at starte sammenligningsprocessen.

Adgangskodebeskyttede arbejdsbøger: Hvis en af arbejdsbøgerne er adgangskodebeskyttet, kan du støde på en meddelelse om „Kan ikke åbne arbejdsbog‟. Hvis dette sker, skal du klikke på OK, og du bliver bedt om at indtaste adgangskoden til den beskyttede arbejdsbog. Spreadsheet Compare har brug for adgangskoden for at få adgang til og analysere filindholdet.

Forståelse af Spreadsheet Compare-resultaterne

Efter at have kørt sammenligningen vises resultaterne i et brugervenligt to-rude gitter.

Side-om-side visning: Den arbejdsbog, du valgte som „Sammenlign‟-filen (typisk den ældre version), vises i venstre rude. „Til‟-filen (normalt den nyere version) vises i højre rude.
Navigation i regneark: Hvis dine arbejdsbøger indeholder flere regneark, kan du navigere mellem dem ved hjælp af frem- og tilbageknapperne på den vandrette rullebjælke under gitteret.

Bemærk: Selv skjulte regneark er inkluderet i sammenligningen og vises i resultaterne.
Farvekodede forskelle: Spreadsheet Compare bruger et farvekodningssystem til at fremhæve forskellene mellem arbejdsbøgerne. Den specifikke farve angiver typen af ændring:
- Grøn fyldfarve (i gitter): Angiver typisk „indtastede værdier‟ (celler, der indeholder manuelt indtastede data snarere end formler), der er blevet ændret.
- Grøn skrifttypefarve (i resultatliste): Bruges også til ændrede indtastede værdier, ofte i detaljeruden.
- Blågrøn fyldfarve: Angiver normalt „beregnede værdier‟ (celler med formler), hvor resultatet er ændret. Dette kan skyldes ændringer i inputværdier eller formelændringer.
Forklaringsrude: Den nederste venstre rude i Spreadsheet Compare-vinduet giver en forklaring på, hvad hver farvekode repræsenterer, hvilket gør det nemt at fortolke resultaterne.

Eksempel på fortolkning: I eksempelbilledet er celler E2:E5 i begge versioner fremhævet med grøn fyld, hvilket indikerer, at indtastede værdier i disse celler er ændret. Som følge heraf er de beregnede værdier i „ÅTD‟-kolonnen (F2:F4 og E6:F6) fremhævet med blågrøn, hvilket viser, at disse beregnede resultater er blevet påvirket af ændringerne i de indtastede værdier. Celle F5 viser også en ændring; vigtigt er det, at den fremhæver en formelkorrektion i den nyere version, hvor formlen blev opdateret til korrekt at inkludere alle relevante celler i summen.

Tilpas celler til at passe: Hvis celleindhold afkortes på grund af smalle kolonner, kan du klikke på Tilpas celler til at passe for automatisk at justere kolonnebredder for bedre læsbarhed.

Udnyttelse af Excels Inquire-tilføjelsesprogram

Ud over Spreadsheet Compare tilbyder Excel 2013 og senere versioner Inquire-tilføjelsesprogrammet, der giver yderligere arbejdsbogsanalyseegenskaber. Når det er aktiveret, tilføjer Inquire-tilføjelsesprogrammet en „Inquire‟-fane til Excel-båndet.

Fra Inquire-fanen kan du:

Analyser arbejdsbog: Få et omfattende overblik over arbejdsbogsstruktur, formler og potentielle fejl.
Udforsk cellerelationer: Visualiser relationerne mellem celler, regneark og endda links til andre arbejdsbøger.
Ryd overskydende formatering: Fjern unødvendig formatering, der kan oppuste filstørrelsen og hindre ydeevnen.

Mens Spreadsheet Compare er ideel til direkte filsammenligning, tilbyder Inquire-tilføjelsesprogrammet en bredere pakke af analytiske værktøjer i selve Excel. Du kan endda starte Spreadsheet Compare direkte fra Excel ved hjælp af kommandoen „Sammenlign filer‟ i Inquire-fanen, hvis du har to arbejdsbøger åbne, som du ønsker at sammenligne.

Hvis du ikke ser Inquire-fanen i din Excel, skal du muligvis aktivere den.

Næste trin og avancerede værktøjer

For organisationer, der er stærkt afhængige af „missionskritiske‟ Excel-arbejdsbøger og Access-databaser, tilbyder Microsoft mere avancerede administrations- og revisions løsninger.

Microsoft Audit and Control Management Server: Giver robuste ændringshåndteringsfunktioner specielt designet til Excel- og Access-filer, der tilbyder forbedret kontrol og sporing af ændringer.
Microsoft Discovery and Risk Assessment Server: Fokuserer på inventar og analyse, der hjælper organisationer med at forstå landskabet af brugerudviklede Excel- og Access-værktøjer for bedre at håndtere risici forbundet med disse kritiske aktiver.

Disse serverbaserede løsninger giver et højere niveau af styring og tilsyn for organisationer, der har brug for at administrere og sikre deres regneark- og databasemiljøer.

For et generelt overblik over Spreadsheet Compare og dets funktioner kan du se Oversigt over Spreadsheet Compare.

Konklusion

Spreadsheet Compare er et uvurderligt værktøj for alle, der regelmæssigt arbejder med og har brug for at sammenligne Excel-ark. Ved at give en klar, visuel repræsentation af forskelle forenkler det betydeligt processen med at identificere ændringer, sikre datanøjagtighed og opretholde regnearksintegritet. Uanset om du reviderer økonomiske rapporter, sporer versionsændringer eller blot sikrer konsistens på tværs af samarbejdsregneark, er Spreadsheet Compare et kraftfuldt aktiv i dit Excel-værktøjssæt.