Har du nogensinde arbejdet med flere versioner af en Excel-projektmappe og kæmpet med at finde de præcise ændringer? Eller skal du måske revidere ændringer på tværs af forskellige perioder? Microsoft Spreadsheet Compare er et kraftfuldt værktøj designet til at hjælpe dig med at identificere og fremhæve forskellene mellem to Excel-filer, hvilket gør det til et uundværligt aktiv for alle, der arbejder med regneark. Denne guide vil føre dig gennem, hvordan du effektivt kan sammenligne to Excel-ark ved hjælp af Spreadsheet Compare, så du kan spore ændringer, opretholde nøjagtighed og strømline din arbejdsgang.
Vigtigt: Spreadsheet Compare er en funktion, der er tilgængelig med specifikke Microsoft Office-pakker, inklusive Office Professional Plus 2013, Office Professional Plus 2016, Office Professional Plus 2019 og Microsoft 365 Apps for enterprise. Sørg for, at du har en af disse versioner for at bruge dette værktøj.
Trin-for-trin guide til at sammenligne Excel-ark
Lad os dykke ned i processen med at sammenligne to Excel-ark for at identificere forskelle. Følg disse trin for effektivt at bruge Spreadsheet Compare:
-
Åbn Spreadsheet Compare.
Find og start først Spreadsheet Compare-applikationen på din computer. Den findes typisk i din Office-værktøjspakke, hvis du har en kompatibel version installeret.
-
Vælg sammenligningsindstillinger.
I den nederste venstre rude i Spreadsheet Compare-vinduet finder du en række muligheder for at tilpasse din sammenligning. Disse indstillinger giver dig mulighed for at specificere, hvilke aspekter af projektmapperne du vil sammenligne. Du kan vælge at inkludere:
- Formler: Sammenligner formlerne, der bruges i celler.
- Celleformatering: Fremhæver forskelle i cellestilarter, skrifttyper, farver og andre formateringselementer.
- Makroer: Kontrollerer for variationer i VBA-makroer, der er indlejret i projektmapperne.
- Kommentarer: Sammenligner kommentarer tilføjet til celler.
For en omfattende sammenligning kan du blot klikke på Vælg alle for at inkludere alle tilgængelige indstillinger. Vælg de indstillinger, der bedst passer til dine behov til den aktuelle sammenligningsopgave.
-
Vælg de Excel-filer, der skal sammenlignes.
Klik på knappen Sammenlign filer på fanen Hjem i Spreadsheet Compare-båndet. Denne handling åbner dialogboksen Sammenlign filer, hvor du angiver de to Excel-filer, du vil sammenligne.
- Brug knappen Gennemse i rækken Sammenlign for at navigere til og vælge den tidligere version af din Excel-projektmappe. Du kan vælge filer fra din lokale computer, netværksdrev eller endda indtaste en webadresse, hvis dine projektmapper er gemt online.
- Klik på knappen Gennemse igen i rækken Til for at vælge den senere version (eller den anden fil, du ønsker at sammenligne med den første).
Bemærk: Spreadsheet Compare giver dig mulighed for at sammenligne to filer, selvom de har samme navn, så længe de er gemt i forskellige mapper. Dette er især nyttigt til versionskontrol.
-
Kør sammenligningen.
Når du har valgt både „Sammenlign‟ og „Til‟ filer, skal du klikke på OK i dialogboksen Sammenlign filer for at starte sammenligningsprocessen. Spreadsheet Compare vil analysere de to projektmapper baseret på de indstillinger, du valgte.
-
Håndtering af adgangskodebeskyttede filer.
Hvis en af de projektmapper, du forsøger at sammenligne, er adgangskodebeskyttet, kan du støte på meddelelsen „Kan ikke åbne projektmappe‟. Hvis dette sker, skal du klikke på OK i meddelelsesboksen. Du bliver derefter bedt om at indtaste adgangskoden til den beskyttede projektmappe. Spreadsheet Compare har brug for adgangskoden for at få adgang til og analysere filindholdet.
Forståelse af sammenligningsresultaterne
Efter at have kørt sammenligningen præsenterer Spreadsheet Compare resultaterne i et intuitivt to-rude gitter.
-
Side-om-side gitter: Den projektmappe, du valgte som „Sammenlign‟ -filen, vises i venstre rude, og „Til‟ -filen er i højre rude. Sammenligningen starter med det venstre ark i hver projektmappe og fortsætter gennem hvert ark. Selv skjulte ark er inkluderet i sammenligningen og vises.
-
Detaljeret forskelle rude: Under de to gitre giver en detaljerude en liste over specifikke ændringer, der er registreret, og tilbyder en oversigtsvisning af alle ændringer.
-
Visuel fremhævning: Forskelle er visuelt fremhævet i gitteret ved hjælp af farvekodning. Farverne angiver typen af ændring:
- Grøn fyldfarve (i gitter): Angiver typisk „indtastede værdier‟ eller celler, hvor indholdet (ikke-formel) er blevet ændret.
- Grøn skrifttypefarve (i resultatliste): Repræsenterer også ændringer i indtastede værdier, men i den detaljerede resultatrude.
- Andre farver kan bruges til at repræsentere forskellige typer ændringer, såsom formelændringer, formateringsændringer eller strukturelle forskelle.
-
Tilpas celler for bedre synlighed: Hvis celleindhold afkortes på grund af kolonnebredde, skal du klikke på Tilpas celler for at passe på båndet.
Dette justerer automatisk kolonnebredder for at sikre, at du kan se det komplette indhold af hver celle, hvilket gør det lettere at gennemgå forskellene.
Arbejde videre med sammenligningsresultater
Spreadsheet Compare tilbyder flere muligheder for at hjælpe dig med at arbejde med og bruge sammenligningsresultaterne ud over det oprindelige display.
- Eksporter resultater til Excel: For at gemme sammenligningsresultaterne til registrering eller yderligere analyse kan du eksportere dem til en letlæselig Excel-fil. Klik på Hjem > Eksporter resultater. Dette opretter en ny Excel-fil, der opsummerer sammenligningsresultaterne.
- Kopiér resultater til udklipsholder: For at dele resultater eller inkorporere dem i andre dokumenter kan du kopiere sammenligningsdetaljerne til dit udklipsholder. Klik på Hjem > Kopiér resultater til udklipsholder. Du kan derefter indsætte disse oplysninger i applikationer som Microsoft Word eller e-mail.
- Vis projektmappefarver: Hvis du har brug for at se arkene med deres originale formatering så tæt som muligt på, hvordan de vises i Excel, skal du klikke på Hjem > Vis projektmappefarver. Denne indstilling gengiver arkene i sammenligningsgitteret med den originale celleformatering intakt, hvilket giver en mere visuelt nøjagtig repræsentation.
Hvorfor bruge Excel Sammenlign to ark? Praktiske anvendelser
Sammenligning af Excel-ark handler ikke kun om at identificere ændringer; det handler om at opretholde dataintegritet og effektivitet. Her er et par overbevisende grunde og scenarier, hvor brug af Spreadsheet Compare er uvurderlig:
- Revisionsspor og nøjagtighed: For organisationer, der kræver revisionsoverholdelse, giver Spreadsheet Compare et klart spor af ændringer, der er foretaget i kritiske projektmapper over tid. Dette er vigtigt for at identificere og rette fejl før revisioner, hvilket sikrer datanøjagtighed og ansvarlighed.
- Versionskontrol og samarbejde: Når man samarbejder om Excel-filer, især på tværs af forskellige teams eller afdelinger, bliver sporing af ændringer afgørende. Spreadsheet Compare hjælper teams med at forstå ændringer foretaget af forskellige brugere, hvilket forhindrer forvirring og sikrer, at alle arbejder med de mest nøjagtige og aftalte data.
- VBA-kodesammenligning: Ud over arkdata kan Spreadsheet Compare også kontrollere for forskelle i VBA (Visual Basic for Applications) kode indlejret i Excel-projektmapper. Dette er vigtigt for udviklere og avancerede brugere, der administrerer makroer og brugerdefinerede funktioner, hvilket sikrer kodekonsistens og identificerer utilsigtede ændringer. VBA-sammenligningsresultaterne vises i et separat vindue, der viser kodeskel side om side.
Konklusion
Spreadsheet Compare er et robust værktøj, der forenkler processen med at sammenligne to Excel-ark og projektmapper betydeligt. Uanset om du sporer ændringer til revision, samarbejder om dokumenter eller blot sikrer datanøjagtighed, vil mestring af dette værktøj forbedre din effektivitet og datahåndteringsevner i Excel. Ved at følge denne guide kan du effektivt bruge Spreadsheet Compare til at identificere, forstå og håndtere forskelle mellem Excel-filer, hvilket sikrer dataintegritet og strømliner din arbejdsgang.
